Privacyreglement
FBcare.b.v hierna te noemen ‘De organisatie’ gevestigd aan
De Ternatestraat 4 2612 BD Delft is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
https:// FBcare.B.V – Ternatestraat 4, 2612 BD Delft info@FBcare.nl – +31 6 30108835
Doelgroep: Alle medewerkers, (vertegenwoordigers) cliënt, verzorgers en professionele zorgverlening.
Privacyreglement ter bescherming van de privacy:
· In verband met registratie van persoonsgegevens;
· In het kader van de zorgverlening.
1. Algemene Bepalingen
1.1 Persoonsgegevens in het kader van de zorgverlening:
- Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon.
- Persoonsgegevens in het kader van de zorgverlening hebben direct of indirecte betrekking op het lichamelijke en / of geestelijke gesteldheid van geregistreerde personen.
- Deze gegevens worden verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening.
1.2 Persoonsregistratie:
Een persoonsregistratie is een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens.
1.3 Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie:
Verstrekken van gegevens betreft het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens zijn verkregen.
1.4 Houder van de persoonsregistratie:
Houder is degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en die verantwoordelijk is voor de naleving van dit reglement.
Dit is de directielid (Fariël Brank)
1.5 Geregistreerde:
Geregistreerde is degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.
1.6 Beheerder van de persoonsregistratie:
Beheerder is degene binnen de organisatie die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.
1.7 Bewerker van de persoonsregistratie:
Bewerker is degene, behorende tot de organisatie van de houder, die het geheel of een gedeelte van de faciliteiten onder zich heeft, waarmee een persoonsregistratie, waarvan hij de houder is, wordt uitgevoerd.
1.8 Gebruiker van een persoonsregistratie:
Gebruiker is degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en / of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen.
2 Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op de in bijgaande overzicht genoemde persoonsregistratie binnen FBcare. Per persoonsregistratie is een bijlage opgenomen, waarin aspecten van dit reglement nader zijn uitgewerkt. Deze bijlagen vormen een geheel met dit reglement.
3 Kenmerken van de persoonsregistratie
3. Doel van de persoonsregistratie
3.1 De doelstelling van de in artikel 2 genoemde persoonsregistraties zijn omschreven in de per persoonsregistratie bijvoegde bijlage.
3.2 De houder zal geen gegevens in de persoonsregistratie opnemen of bewaren voor andere doeleinden dan in de betreffende bijlage genoemd.
4. Werking van de persoonsregistratie
4.1 De werking van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, is omschreven in de per persoonsregistratie bijgevoegde bijlage.
4.2 De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zijn handelen met betrekking tot de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement.
De houder is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van de niet-naleving van dit reglement.
4.3 De houder verplicht de bewerker dit reglement na te leven. De taken, rechten en verplichtingen van de bewerker worden door de houder schriftelijk vastgelegd. De bewerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten.
Hij betreft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistraties worden gevoerd. De terzake getroffen regelingen zijn bij de bewerker in te zien.
4.4 De houder treft de nodige voorzieningen ter bevorderingen van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. De houder draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. In de per persoonsregistratie bijgevoegde bijlage geeft de houder aan op welke wijze hij hieraan invulling geeft. Gelijke plicht rust op de bewerker voor het geheel of het gedeelte van de faciliteiten die hij onder zich heeft.
5. Opgenomen gegevens
De persoonsregistraties kunnen de volgende gegevenscategorieën bevatten:
– personalia / identificatiegegevens;
– financieel / administratieve gegevens;
– medische, psychologische en paramedische gegevens;
– zorginhoudelijke gegevens;
– persoonsgegevens betrekking hebbend op het semi- en niet-vrijwillige opnemen van geregistreerde
– klachtenregistratie
De categorieën van gegevens en hun herkomst worden nader gespecificeerd in de per persoonsregistratie bijgevoegde bijlage bij dit reglement.
6. Vertegenwoordiging
6.1 Indien de geregistreerde niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen terzake (wilsonbekwaam is), dan treedt, in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op
– de curator of mentor indien de geregistreerde onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is gesteld;
– de persoonlijk gemachtigde indien de geregistreerde deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt;
– de echtgenoot of ander levensgezel van de geregistreerde, tenzij de persoon dat niet wenst of ontbreekt;
– een kind, broer of zus van de geregistreerd, tenzij deze persoon dat niet wenst.
6.2 Echter ook indien de geregistreerde wel in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ( wilsonbekwaam is ), heeft hij de mogelijkheid een ander persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden.
6.3 De persoon, die in de plaats treedt van de geregistreerde, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger.
Hij is gehouden de geregistreerde zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.
6.4 Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de geregistreerde, komt de houder zijn verplichtingen die voorvloeien uit wet en reglement na jegens deze vertegenwoordiger, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goede houder.
Rechten van geregistreerde en gebruik van persoonsgegevens
7. Kennismaking aan geregistreerde
7.1 De houder maakt algemeen bekend:
– het bestaan van dit reglement;
– het bestaan van de registraties;
– op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen;
– op welke wijze nadere informatie terzake kan worden ingewonnen.
7.2 Indien andere doelen dan zorgverlening en zorgondersteuning een doelstelling vormen van de registraties, heeft de houder de plicht de geregistreerde vooraf, schriftelijk, gericht te informeren over:
– de aard van de gegevens die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen;
– de doeleinden die daarmee worden nagestreefd;
Een en ander inachtneming van het artikel 3 (doel van de registratie ) bepaalde.
8. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
8.1 Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is de gerichte schriftelijk toestemming van de geregistreerde vereist.
Deze toestemming is niet vereist indien
– verstrekking noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift;
– er sprake is van een situatie zoals beschreven in de leden 2, 3, 4 of 5 van dit artikel.
8.2 Binnen de organisatie van de houder van de persoonsregistratie kunnen zonder toestemming van de geregistreerde persoonsgegevens worden verstrekt, aan
– degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de verzorging, verpleging, begeleiding en / of van de geregistreerde;
– aan personen en instanties, wier taak het is de verleende zorg te controleren en toetsen.
De verstrekking van persoonsgegevens in dit kader vindt slechts plaats voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening van genoemde personen en instanties.
8.3 Buiten de organisatie van de houder van de persoonsregistratie kunnen zonder toestemming van de geregistreerde persoonsgegevens worden verstrekt, aan
– degenen die rechtsreeks betrokken zijn bij de verzorging, verpleging, begeleiding en / of behandeling van de geregistreerde;
– ziekenkostenverzekeraar.
De verstrekking van persoonsgegevens in dit kader vindt slechts plaats voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening van genoemde personen en instanties.
8.4 Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve van doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de registratie.
8.5 Persoonsgegevens kunnen alleen dan zonder toestemming van het geregistreerde ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek en statistiek op het gebied van de volksgezondheid worden verstrekt, indien aan tenminste een van de volgende voldaan:
a. het vragen van de gerichte toestemming is in redelijkheid niet mogelijk en er is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde niet onevenredig wordt geschaad;
b. het vragen van toestemming kan, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet worden verlangd en de hulpverlener heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen.
Voorts is dit slechts mogelijk indien:
– het onderzoek een algemeen belang dient;
– het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd;
– de betrokken bewoner / cliënt tegen verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt, en
– het onderzoek wordt verricht conform een op de onderzoeker betrekking hebben gedragscode.
Bij een verstrekking overeenkomstig dit lid wordt daarvan aantekening gehouden in het dossier.
8.6 Van alle gegevensverstrekkingen aan derden anders dan op grond van lid 2, 3 en 4 wordt door de houder een register bijhouden. De in dit register vermelde gegevens worden gedurende twee kalenderjaren bewaard, tenzij deze in het kader van een procedure langer bewaard moeten blijven. De houder deelt de geregistreerde op diens verzoek schriftelijk binnen vier weken mede of in het haar voorafgaand aan het onderzoek zijn persoonsgegevens uit de persoonsregistratie aan derden zijn verstrekt.
8.7 Verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
9. Toegang tot en gebruik van persoonsgegevens
9.1 Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften terzake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens
– de beroepsoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer;
– andere direct bij de verzorging, verpleging, begeleiding en / of behandeling betrokken beroepsbeoefenaren voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk;
– de beheerder en bewerker, voor zover dit in het kader van beheer bewerking noodzakelijk is.
In de per persoonsregistratie bijgevoegde bijlage is aangegeven welke beroepsbeoefenaar, binnen FBcare werkzaam, tot welke persoonsgegevens toegang heeft en tot welk gebruik van de persoonsregistratie hij is gerechtigd.
9.2 De houder heeft als zodanig geen toegang tot de geregistreerde persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is in verband met zijn algemene verantwoordelijkheid als houder.
10. Inzage in en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
10.1 De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens en hiervan een afschrift te ontvangen.
10.2 De gevraagde inzage en / of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.
10.3 Een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrift kan zijn gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen.
10.4 Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht. In de per persoonsregistratie bijgevoegde bijlage wordt geconcretiseerd wat onder een redelijker vergoeding wordt verstaan.
11. Aanvulling, Correctie of vernietiging van opgenomen persoonsgegevens
11.1 Op verzoek van de geregistreerde vult de beroepsoefenaar de opgenomen gegevens aan met een door de geregistreerde afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
11.2 De geregistreerde kan de houder schriftelijk, gemotiveerd, verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens, indien deze
– feitelijk onjuist zijn;
– voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel
– in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen.
11.3 De geregistreerde kan de houder schriftelijk verzoeken om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens.
11.4 De houder beslist niet op een verzoek genoemd in 11.2 en 11.3, dan na de beroepsbeoefenaar die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger, te hebben gehoord. De houder deelt zijn beslissing binnen acht weken na ontvangst van het verzoek tot correctie of vernietiging schriftelijk aan de geregistreerde mee. Een weigering is met redenen omkleed.
11.5 De houder draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
11.6 De houder draagt zorg voor vernietiging van de gegevens binnen dertien weken na een daartoe strekkend verzoek van de geregistreerde, tenzij
– redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede
– bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.
11.7 De houder doet aan degenen, aan wie het in het jaar voorafgaand aan het verzoek en de sinds dat verzoek verstreken perioden, gegevens heeft verstrekt, mededeling van de aanvulling, correctie of vernietiging.
11.8 De houder doet aan de geregistreerde opgave aan degene aan wie hij mededeling als bedoeld in artikel 11.7 heeft gedaan, tenzij de geregistreerde te kennen heeft gegeven op de mededeling geen prijs te stellen.
12. Bewaartermijnen
12.1 Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoelang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is conform wet-en regelgeving (AVG en/of Wgbo), te rekenen vanaf het tijdstip waarop de gegevens zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goede hulpverlener voortvloeit.
12.2 Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de desbetreffende persoonsgegevens uit de registratie vernietigd, dat binnen een termijn van een jaar. Vernietiging blijft echter achterwege wanneer
– redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde;
– de zorg van een goed hulpverlener bewaring noodzaak;
– bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is, of
– indien daarover tussen de geregistreerde en de beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat.
Indien de betreffende gegevens zodanig zijn verwerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
13. Overdracht van opgenomen persoonsgegevens
In geval de houder het voornemen heeft tot overdracht van de door hem gehouden persoonsgegevens in verband met beëindiging of wijziging van de juridische status van de instelling, dient de houder door middel van een (herhaalde) advertentie in een of meer regionale kranten of een maatregel van een gelijke strekking geregistreerde over de voorgenomen overdracht te informeren, opdat deze voldoende kans wordt geboden tegen het voornemen bezwaar te maken.
14. Klachten
14.1 Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen met betrekking tot de registratie van zijn gegevens, dient hij zich te wenden tot de houder van de registratie.
14.2 Indien dit voor de geregistreerde niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft hij de volgende mogelijkheden:
– gebruik maken van de binnen de instelling functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling;
– zich wenden tot de registratiekamer met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de houder. Dit dient te geschieden binnen een termijn van acht weken na ontvangst van het antwoord van de houder of, indien de houder niet binnen de gestelde termijn houdt.